Σύστημα
Εσωτερικού
Ελέγχου.

Σύστημα Εσωτερικού Ελέγχου

Η Εταιρεία διαθέτει επαρκές και αποτελεσματικό Σύστημα Εσωτερικού Ελέγχου (ΣΕΕ).
Ως ΣΕΕ ορίζεται, σύμφωνα με το άρθρο 2 περ. 7 του ν.4706/2020, το σύνολο των εσωτερικών ελεγκτικών μηχανισμών και διαδικασιών, συμπεριλαμβανομένης της Διαχείρισης Κινδύνων, του Εσωτερικού Ελέγχου και της Κανονιστικής Συμμόρφωσης, που καλύπτει σε συνεχή βάση κάθε δραστηριότητα της Εταιρείας και συντελεί στην ασφαλή και αποτελεσματική λειτουργία της.

Στόχοι Σύστηματος Εσωτερικού Ελέγχου

Το Σύστημα Εσωτερικού Ελέγχου της Εταιρείας αποτελεί θεμέλιο της εταιρικής διακυβέρνησης και έχει ως σκοπό να ενισχύει τη διαφάνεια, την αποτελεσματικότητα και τη βιώσιμη ανάπτυξη. Οι βασικοί του στόχοι περιλαμβάνουν:

α) Συνεπή υλοποίηση της επιχειρησιακής στρατηγικής, με την αποτελεσματική χρήση των διαθέσιμων πόρων.
β) Αποτελεσματική λειτουργία της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου, της οποίας η οργάνωση, η λειτουργία και οι αρμοδιότητες ορίζονται στον νόμο, στα Πρότυπα και στον Κανονισμό Λειτουργίας της.
γ) Αποτελεσματική λειτουργία της Μονάδας Διαχείρισης Κινδύνων, μέσω αναγνώρισης και διαχείρισης των ουσιωδών κινδύνων που συνδέονται με την επιχειρηματική δραστηριότητα και λειτουργία της Εταιρείας.
δ) Διασφάλιση της πληρότητας και της αξιοπιστίας των στοιχείων και πληροφοριών που απαιτούνται για τον ακριβή και έγκαιρο προσδιορισμό της χρηματοοικονομικής κατάστασης της Εταιρείας και την κατάρτιση αξιόπιστων χρηματοοικονομικών καταστάσεων, καθώς και της μη χρηματοοικονομικής κατάστασης αυτής, σύμφωνα με το άρθρο 151 του Ν. 4548/2018.
ε) Αποτελεσματική λειτουργία της Μονάδας Κανονιστικής Συμμόρφωσης, μέσω της συμμόρφωσης με το κανονιστικό και νομοθετικό πλαίσιο, καθώς και τους εσωτερικούς κανονισμούς που διέπουν τη λειτουργία της Εταιρείας.

Οργάνωση.

Το ΔΣ διασφαλίζει ότι οι λειτουργίες που συγκροτούν το Σύστημα Εσωτερικού Ελέγχου είναι ανεξάρτητες από τους επιχειρηματικούς τομείς που ελέγχουν και ότι διαθέτουν τους κατάλληλους οικονομικούς και ανθρώπινους πόρους, καθώς και τις εξουσίες για την αποτελεσματική λειτουργία τους, σύμφωνα με όσα επιτάσσει ο ρόλος τους. Οι γραμμές αναφοράς και η κατανομή των αρμοδιοτήτων είναι σαφείς, εκτελεστές και δεόντως τεκμηριωμένες.

Μονάδα Εσωτερικού Ελέγχου

Βασική αποστολή της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου είναι η παρακολούθηση και βελτίωση των λειτουργιών και των πολιτικών της Εταιρείας και των θυγατρικών της (εφεξής ο «Όμιλος») και η συμβουλευτική υποστήριξη με την υποβολή σχετικών προτάσεων προς το ΔΣ αναφορικά με το Σύστημα Εσωτερικού Ελέγχου. Η Μονάδα Εσωτερικού Ελέγχου είναι ανεξάρτητη από τις επιχειρηματικές μονάδες της Εταιρείας. Αναφέρεται, λειτουργικά, στην Επιτροπή Ελέγχου της Εταιρείας και, διοικητικά, στον Διευθύνοντα Σύμβουλο, εφόσον έχει ορισθεί, άλλως στον εκτελεστικό Αντιπρόεδρο του Διοικητικού Συμβουλίου, εφόσον έχει ορισθεί, άλλως απευθείας στο Διοικητικό Συμβούλιο.

Η Μονάδα Εσωτερικού Ελέγχου διαθέτει και εφαρμόζει εσωτερικό Κανονισμό Λειτουργίας, ο οποίος εγκρίνεται από το Διοικητικό Συμβούλιο, έπειτα από πρόταση της Επιτροπής Ελέγχου. Επικεφαλής της Μονάδας Ο Επικεφαλής της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου: α) Ορίζεται από το ΔΣ έπειτα από πρόταση της Επιτροπής Ελέγχου. Η πρόταση έχει συμβουλευτικό χαρακτήρα, αξιολογείται από το ΔΣ και σε περίπτωση επιφυλάξεων ή διαφορετικής γνώμης του ΔΣ, επαναξιολογείται από την Επιτροπή Ελέγχου και υποβάλλεται εκ νέου, αφού ληφθούν υπόψη οι παρατηρήσεις του ΔΣ. β) Είναι πλήρους και αποκλειστικής απασχόλησης υπάλληλος, προσωπικά και λειτουργικά ανεξάρτητος και αντικειμενικός κατά την άσκηση των καθηκόντων του, και διαθέτει τις κατάλληλες γνώσεις, δεξιότητες και σχετική επαγγελματική εμπειρία. Δεν μπορεί να είναι ΕΛΒΑΛΧΑΛΚΟΡ Α.Ε. μέλος του ΔΣ της Εταιρείας ή μέλος με δικαίωμα ψήφου σε επιτροπές διαρκούς χαρακτήρα της Εταιρείας, ούτε να έχει στενούς δεσμούς με οιονδήποτε κατέχει μία από τις παραπάνω ιδιότητες την Εταιρεία ή σε εταιρεία του Ομίλου. γ) Υπάγεται: - Διοικητικά, στον Διευθύνοντα Σύμβουλο, εφόσον έχει ορισθεί, άλλως στον εκτελεστικό Αντιπρόεδρο του Διοικητικού Συμβουλίου, εφόσον έχει ορισθεί, άλλως απευθείας στο ΔΣ, και - λειτουργικά, στην Επιτροπή Ελέγχου της Εταιρείας.

Μονάδα Διαχείρισης Κινδύνων

Έχει ως σκοπό, μέσω κατάλληλων και αποτελεσματικών πολιτικών, διαδικασιών και εργαλείων, να συνδράμει το ΔΣ στην αναγνώριση, αξιολόγηση και διαχείριση των ουσιωδών κινδύνων που συνδέονται με την επιχειρηματική δραστηριότητα και λειτουργία της Εταιρείας και του Ομίλου, με επάρκεια και αποτελεσματικότητα. Οργάνωση και λειτουργία Τη Μονάδα Διαχείρισης Κινδύνων στελεχώνει ο Επικεφαλής αυτής.
Ο Επικεφαλής της Μονάδας Διαχείρισης Κινδύνων ορίζεται από το Διοικητικό Συμβούλιο της Εταιρείας έπειτα από πρόταση της Επιτροπής Ελέγχου της Εταιρείας και διαθέτει επαρκείς γνώσεις και εμπειρία. Ο Επικεφαλής της Μονάδας Διαχείρισης Κινδύνων αναφέρεται, λειτουργικά, στην Επιτροπή Ελέγχου της Εταιρείας και, διοικητικά, στο Διευθύνοντα Σύμβουλο, εφόσον έχει ορισθεί, άλλως στον εκτελεστικό Αντιπρόεδρο του ΔΣ, εφόσον έχει ορισθεί, άλλως απευθείας στο Διοικητικό Συμβούλιο.
Ο Επικεφαλής της Μονάδας Διαχείρισης Κινδύνων παρέχει προς την Επιτροπή Ελέγχου της Εταιρείας και το Διοικητικό Συμβούλιο αμερόληπτες αναφορές και ενημερώσεις αναφορικά με θέματα κινδύνων, τον βαθμό συμμόρφωσης με τις πολιτικές κινδύνου, τα αποτελέσματα της επισκόπησης της διαδικασίας αναγνώρισης και αξιολόγησης των κινδύνων (risk assessment), της λειτουργίας των διαδικασιών διαχείρισης και απόκρισης της Εταιρείας σε αυτούς (risk response) και των αποτελεσμάτων της παρακολούθησης της εξέλιξης τους (risk monitoring).
Αρμοδιότητες Βασική αρμοδιότητα της Μονάδας Διαχείρισης Κινδύνων είναι η αναγνώριση, αξιολόγηση, διαχείριση και παρακολούθηση των κινδύνων, τόσο σε εταιρικό επίπεδο, όσο σε και επίπεδο Ομίλου, με γνώμονα τη διατήρηση της σταθερότητας και τη διασφάλιση της συνέχειας των εργασιών της.

Μονάδα Κανονιστικής Συμμόρφωσης

Η Μονάδα Κανονιστικής Συμμόρφωσης έχει ως σκοπό να συνδράμει το ΔΣ στην πλήρη και διαρκή συμμόρφωση της Εταιρείας προς το εκάστοτε ισχύον νομοθετικό και κανονιστικό πλαίσιο και τους εσωτερικούς Κανονισμούς και Πολιτικές που διέπουν τη λειτουργία της, προσφέροντας ανά πάσα στιγμή πλήρη εικόνα για τον βαθμό επίτευξης του σκοπού αυτού.
Η Μονάδα Κανονιστικής Συμμόρφωσης έχει ως σκοπό να συνδράμει το ΔΣ στην πλήρη και διαρκή συμμόρφωση της Εταιρείας προς το εκάστοτε ισχύον νομοθετικό και κανονιστικό πλαίσιο και τους εσωτερικούς Κανονισμούς και Πολιτικές που διέπουν τη λειτουργία της, προσφέροντας ανά πάσα στιγμή πλήρη εικόνα για τον βαθμό επίτευξης του σκοπού αυτού. Τη Μονάδα Κανονιστικής Συμμόρφωσης στελεχώνει ο Επικεφαλής αυτής.
Ο Επικεφαλής της Μονάδας Κανονιστικής Συμμόρφωσης ορίζεται από το Διοικητικό Συμβούλιο της Εταιρείας έπειτα από πρόταση της Επιτροπής Ελέγχου και διαθέτει επαρκείς γνώσεις και εμπειρία. Ο Επικεφαλής της Μονάδας Κανονιστικής Συμμόρφωσης αναφέρεται, λειτουργικά, στην Επιτροπή Ελέγχου της Εταιρείας και, διοικητικά, στο Διευθύνοντα Σύμβουλο, εφόσον έχει ορισθεί, άλλως στον εκτελεστικό Αντιπρόεδρο του ΔΣ, εφόσον έχει ορισθεί, άλλως απευθείας στο Διοικητικό Συμβούλιο.
Αρμοδιότητες / Υποχρεώσεις Η Μονάδα Κανονιστικής Συμμόρφωσης, διά του Επικεφαλής αυτής, έχει, μεταξύ άλλων, τις εξής αρμοδιότητες: i) Αναγνωρίζει, αξιολογεί, παρακολουθεί και διαχειρίζεται αποτελεσματικά τους κινδύνους, στους οποίους δύναται να εκτεθεί η Εταιρεία και ο Όμιλος λόγω αδυναμίας μη συμμόρφωσης με τις νομοθετικές και κανονιστικές διατάξεις που ρυθμίζουν την οργάνωση, τη λειτουργία και τις δραστηριότητές της (κανονιστικός κίνδυνος) και υποστηρίζει την Επιτροπή Ελέγχου στην παρακολούθηση της διαχείρισης των εν λόγω κινδύνων. ii) Παραμένει διαρκώς ενημερωμένη και συλλέγει, καταγράφει, επεξεργάζεται και ερμηνεύει τις συνεχείς αλλαγές που επέρχονται στο νομοθετικό και κανονιστικό πλαίσιο που διέπει την οργάνωση και λειτουργία της Εταιρείας, καταγράφει τις αποκλίσεις σε σχέση με τις απαιτήσεις και υποχρεώσεις που απορρέουν για την Εταιρεία και τον Όμιλο και ενημερώνει τη Διοίκηση σχετικά με τα ανωτέρω και τις συνέπειες που εκτιμάται ότι μπορεί να έχουν για την Εταιρεία και τον Όμιλο.

Περιοδική αξιολόγηση

Το Σύστημα Εσωτερικού Ελέγχου υπόκειται σε περιοδική αξιολόγηση, από ανεξάρτητο αξιολογητή, σύμφωνα με τον ν.4706/2020, ιδίως το άρθρο 14 παρ. 3 περ. ι’ αυτού, την υπ. αρ. 1/891/30.9.2020 απόφαση της Επιτροπής Κεφαλαιαγοράς, όπως έχει τροποποιηθεί με την υπ. αρ. 2/917/17.06.2020 απόφαση της Επιτροπής Κεφαλαιαγοράς και ισχύει και τη σχετική Πολιτική και Διαδικασία που έχει θεσπίσει και εφαρμόζει η Εταιρεία.